Politique de confidentialité d’Open Access

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Date d’entrée en vigueur : le 1 janvier 2017

La Politique de confidentialité d’Open Access doit être lue avec les Modalités d’utilisation du site Web d’Open Access et est sous réserve de celles-ci. 

Open Access limitée (« Open Access », « nous », « notre » ou « nos ») respecte votre vie privée et protège la confidentialité de vos renseignements personnels. La présente Politique de confidentialité explique nos pratiques et nos procédures concernant la collecte, l’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels et reflète notre engagement envers le respect des lois applicables en matière de confidentialité, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

Renseignements personnels que nous recueillons

Les renseignements personnels représentent toute information au sujet d’une personne identifiable. La plupart des renseignements personnels que nous recueillons sont reçus directement des participants de régime individuels (« Participants ») ou des employeurs promoteurs (« Promoteurs »).

Nous recueillons les renseignements personnels au besoin pour nous permettre de fournir un régime de retraite et des services connexes. Nous recueillons les noms et les coordonnées des représentants du Promoteur.

Afin d’établir et de gérer des comptes de participants de régime individuels, nous avons besoin de divers renseignements personnels sur les Participants, y compris ce qui suit :

  • Nom et coordonnées

  • Numéro d’assurance sociale

  • Lieu de travail

  • Date de naissance

  • Information sur les membres de la famille pour les comptes de conjoint

  • Information sur les bénéficiaires

  • Information sur la cessation d’emploi

  • Plage salariale

  • Valeur nette, notamment l’information sur vos économies, vos actifs et vos investissements

  • Objectifs d’investissement et de retraite

 

Chaque Participant doit remplir un Profil d’investisseur qui nous fournit les renseignements personnels requis pour établir et gérer le compte de ce Participant, y compris l’information qui nous permet de sélectionner le portefeuille d’investissement approprié et de mettre à jour ce portefeuille, au besoin.

Notre utilisation des renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels du Participant afin d’établir, de gérer et de maintenir le compte ou le régime de retraite du Participant. Cela peut inclure la vérification de l’identité du Participant, l’évaluation des objectifs d’investissement ou de retraite du Participant et la détermination de la pertinence de nos produits et services pour ce Participant ainsi que les communications avec le Participant, y compris fournir des états de compte périodiques, des bulletins d’information et de l’information sur d’autres produits et services.

Nous utilisons les renseignements personnels connexes aux Promoteurs et à leurs représentants afin d’établir, de gérer et de maintenir le régime d’avantages sociaux des employés du Promoteur. Cela comprend fournir des communications liées au régime et des communications sur d’autres produits et services.

Nous pouvons également utiliser les renseignements personnels au besoin afin de respecter nos exigences légales, réglementaires, autoréglementaires, de vérification et d’assurance, et à d’autres fins avec votre consentement ou dans la mesure permise ou exigée par la loi. 

Notre divulgation des renseignements personnels

Nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services tiers (y compris des affiliés et des conseillers ayant la capacité d’agir à ce titre) pour nous aider à effectuer des tâches administratives visant la gestion et la maintenance du compte et du régime (y compris la technologie de l’information, l’hébergement de données, le traitement de données, le marketing, l’analyse, la vérification, les statistiques ou la tenue de dossiers). Lorsqu’un accès aux renseignements personnels leur est accordé en lien avec les services qui sont exécutés pour nous, ces fournisseurs de services sont mis au courant de la présente Politique de confidentialité et sont obligés de s’y conformer. Les renseignements divulgués aux fournisseurs de services en de telles circonstances seront également limités à ce qui est requis pour accomplir les tâches nécessitant la divulgation de ces renseignements. Certains fournisseurs de services peuvent être situés à l’extérieur du Canada, y compris aux États-Unis; par conséquent, vos renseignements personnels peuvent être traités et stockés à l’extérieur du Canada. À l’extérieur du Canada, vos renseignements personnels seront assujettis aux lois étrangères applicables qui peuvent permettre au gouvernement et aux organismes de réglementation ou de sécurité nationale étrangers d’avoir accès aux renseignements dans certaines circonstances.

Nous pouvons divulguer des renseignements personnels dans le contexte d’une réorganisation, d’une fusion ou d’un regroupement d’entreprise réels ou possibles, ou d’une vente réelle ou possible de tous nos actifs ou d’une partie substantielle de nos actifs. En de telles circonstances, la divulgation aurait lieu à la condition que les renseignements soient seulement utilisés aux fins d’évaluation de la transaction ou, après la transaction, aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité.

Nous pouvons divulguer des renseignements personnels au besoin afin de respecter les exigences légales, réglementaires, autoréglementaires au sein de l’industrie, d’assurance, de vérification et de sécurité, et autrement avec votre consentement ou dans la mesure permise ou exigée par la loi, y compris, s’il y a lieu, la conformité aux lois canadiennes et étrangères qui s’appliquent à nous ou à nos fournisseurs de services. Par exemple, nous divulguons de tels renseignements à l’Agence du revenu du Canada comme l’exige la loi aux fins de déclaration d’impôts.

Notre site Web

Notre site Web peut utiliser des technologies de repérage, comme des « témoins ». Un « témoin » est un petit fichier texte comportant un numéro d’identification unique qui identifie le navigateur Internet du visiteur. Cette information nous est transmise chaque fois que notre site Web est visité. Les témoins nous permettent de recueillir et de stocker de l’information, comme le type de navigateur Internet et le système d’exploitation que vous utilisez; la date, l’heure et la durée de votre visite sur le site Web; l’adresse Internet du site Web à partir duquel vous avez établi un lien à notre site Web, et les pages que vous avez visitées sur notre site Web. À moins de soumettre activement des renseignements personnels pendant que vous êtes sur notre site Web, nous ne serons habituellement pas en mesure d’utiliser des témoins pour déterminer votre identité. Vous pourriez être en mesure d’ajuster les réglages de votre navigateur pour bloquer les témoins ou recevoir un avis avant que des témoins ne soient envoyés.

Consentement

Le consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels peut être accordé de plusieurs façons. Par exemple, en remplissant et en signant le Profil d’investisseur d’Open Access, les Participants consentent expressément à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de leurs renseignements personnels conformément à la présente Politique de confidentialité. Le consentement peut également être implicite si vous fournissez vos renseignements personnels à une fin précise. Si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’une autre personne (par exemple, un conjoint ou un bénéficiaire), nous présumerons que vous avez obtenu le consentement de cette personne pour nous fournir ses renseignements personnels aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité.

Vous pouvez retirer votre consentement à notre collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions contractuelles et légales et d’un préavis raisonnable. Par exemple, si vous ne souhaitez plus recevoir nos bulletins d’information ou nos communications promotionnelles, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec notre agent de la protection de la vie privée ou en utilisant la fonction « se désabonner » dans le message, s’il y a lieu. Cependant, si vous retirez votre consentement à certaines collectes, utilisations ou divulgations de vos renseignements personnels, nous pourrions ne pas être en mesure de continuer à vous fournir nos produits et services.

Protection de vos renseignements personnels

Les renseignements personnels sont conservés dans un dossier sur nos serveurs (ou ceux de nos fournisseurs de services) et seront accessibles par les employés, les agents et les représentants autorisés qui requièrent un accès afin de vous fournir des produits ou des services ou de maintenir ces produits et services. Nous utilisons divers moyens physiques et électroniques et diverses procédures pour protéger vos renseignements personnels.

Conservation des renseignements personnels

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire afin d’accomplir les tâches pour lesquelles ils ont été fournis, à moins que nous soyons tenus ou autorisés par la loi de conserver les renseignements plus longtemps. Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires sont détruits de manière sécuritaire ou rendus anonymes, au besoin.

Exactitude et accès

Vous pouvez faire une demande d’accès aux ou de correction des renseignements personnels que nous disposons à votre sujet en écrivant à notre agent de la protection de la vie privée en utilisant les coordonnées indiquées dans la section « Questions ou préoccupations » ci-dessous. Votre droit d’accès aux ou de correction des renseignements personnels est assujetti aux restrictions légales applicables. Si nous ne sommes pas en mesure de fournir un accès, nous fournirons, si possible, les raisons de notre incapacité à le faire. Nous pourrions prendre des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous accorder un accès ou de vous permettre d’apporter des corrections.

Mises à jour de la présente Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité est en vigueur depuis la date susmentionnée. De temps à autre, nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité. Nous vous recommandons de revoir la présente Politique de confidentialité fréquemment afin d’obtenir la plus récente version. Le fait que vous continuiez de fournir des renseignements personnels ou d’utiliser nos services à la suite de tout changement apporté à la présente Politique de confidentialité constitue votre acceptation de tout tel changement. 

Questions ou préoccupations

Notre agent de la protection de la vie privée assure notre conformité à la présente Politique de confidentialité et aux lois applicables en matière de confidentialité. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la présente Politique de confidentialité ou nos pratiques en la matière, veuillez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée à :

Agent de la protection de la vie privée
1, rue Richmond Ouest, bureau 800
Toronto, Ontario
M5H 3W4
(416) 364-8877
compliance@openaccessltd.com

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